Audit Siklus Jasa Personalia
I.
MERENCANAKAN
AUDIT ATAS SIKLUS JASA PERSONALIA
Siklus personalia suatu perusahaan meliputi
kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang bersangkutan dengan pemberian
kompensasi kepada pimpinan dan pegawai perusahaan. Jenis-jenis
kompensasi ini meliputi gaji, upah per jam, dan insetif, komisi, bonus, opsi
saham, dan tunjangan karyawan.
Siklus personalia berkaitan dengan dua siklus lain. Pembayaran kompensasi
kepada karyawan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan yang dipotong
perusahaan dari penghasilan karyawan berhubungan dengan transaksi pengeluaran
kas dalam siklus pengeluaran. Kemudian, pendistribusian biaya tenaga kerja
pabrik ke barang dalam proses berkaitan dengan siklus produksi.
Menggunakan Pemahaman tentang Bisnis dan Industri untuk Mengembangkan
Strategi Audit. Sebelum melanjutkan audit atas jasa personalia, adalah penting
bagi auditor untuk memahami:
a. Pentingnya jasa personalia bagi
keseluruhan entitas.
b. Sifat kompensasi, karena kompensasi
per jam memerlukan sistem pengendalian yang berbeda dengan kompensasi gaji.
c. Pentingnya berbagai paket kompensasi
seperti bonus, opsi saham dan hak apresiasi saham, serta penggajian pensiun.
Tujuan Audit
Tujuan khusus audit untuk siklus
personalia adalah sebagai berikut :
|
Asersi
|
Tujuan Audit Kelompok Transaksi
|
Tujuan Audit Saldo Rekening
|
|
Keberadaan
atau keterjadian
|
Biaya
gaji dan upah serta biaya PPh karyawan dalam pembukuan berkaitan dengan
kompensasi atas jasa yang diberikan selama periode yang diaudit
|
Saldo
utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan mencerminkan jumlah yang
terutang per tanggal neraca
|
|
Kelengkapan
|
Biaya
gaji dan upah serta biaya PPh karyawan mencakup semua biaya yang terjadi
untuk jasa personalia selama periode yang diaudit
|
Utang
gaji dan upah serta utang PPh karyawan mencakup semua utang kepada karyawan
dan utang kepada Negara per tanggal neraca
|
|
Hak
dan Kewajiban
|
Utang
gaji dan upah serta utang PPh karyawan adalah kewajiban perusahaan klien
|
|
|
Penilaian
atau Pengalokasian
|
Biaya
gaji dan upah serta biaya PPh karyawa telah dihitung dengan teliti dan telah
dicatat
|
Utang
gaji dan upah serta utang PPh karyawan telah dihitung dengan teliti dan telah
dicatat.Distribusi biaya tenaga kerja pabrik telah dihitung dan dicatat
dengan benar
|
|
Penyajian
dan Pengungkapan
|
Biaya
gaji dan upah serta biaya PPh karyawan telah diidentifikasi dan dikelompokkan
dengan benar dalam laporan rugi-laba
|
Utang
gaji dan upah serta utang PPh karyawan telah diidentifikasi dengan benar
dalam neraca.Laporan keuangan telah memuat pengungkapan yang tepat tentang
program pension dan program benefit lainnya
|
Menggunakan Mengembangkan Strategi Audit Pemahaman
tentang Bisnis dan Industri untuk Mengembangkan Strategi Audit
Hal-hal yang
penting untuk dipahami auditor sebelum mengaudit siklus jasa
pesrsonalia :
- Pentingnya jasa personalia bagi keseluruhan entitas
- Sifat kompensasi, karena kompensasi per jam memerlukan sistem pengendalian yang berbeda dengan kompensasi gaji.
- Pentingnya berbagai paket kompensasi seperti bonus, opsi saham dan hak apresiasi saham serta perjanjian pensiun.
Jika
kompensasi suatu entitas terutama didasarkan atas gaji dan menunjukkan hubungan
yang dapat diprediksi dengan pemberian jasa, maka auditor dapat menekankan pada
prosedur analitis dalam pengembangan strategi audit. Jika beban kompensasi didasarkan
atas upah per jam dan menunjukkan tingkat variabilitas yang tinggi sepanjang
periode berjalan, maka auditor dapat menekankan pendekatan penilaian tingkat
risiko pengendalian yang lebih rendah.
Materialitas, Risko Bawaan, dan Prosedur Analitis
A.
Materialitas
Untuk perusahaan-perusahaan jasa dan
perusahaan professional, jasa personalia biasanya merupakan salah satu pos
biaya yang besar. Pada lembaga-lembaga pendidikan, jasa personalia pada
umumnya merupakan pengeluaran yang utama. Perkembangan yang pesat pada
perusahaan-perusahaan jasa menyebabkan semakin pentingnya peranan tenaga kerja,
sehingga siklus jasa personalia pada banyak perusahaan merupakan bidang audit
yang material. Di lain pihak, saldo rupiah utang gaji dan upah pada umumnya
tidak begitu signifikan, namun pengungkapan yang berkaitan dengan opsi saham
dan program pensiun biasanya merupakan pengungkapan yang material.
B.
Risko Bawaan
Auditor umunya tidak begitu khawatir
dengan asersi kelengkapan pada siklus personalia, karena kebanyakan pegawai
akan segera beraksi untuk menagih kepada majikannya jika mereka tidak dibayar
tepat pada waktunya. Namun kecurangan (asersi keberadaan atau keterjadian)
merupakan masalah besar bagi auditor. Volume transaksi pembayaran tenaga kerja
bisa cukup tinggi. Pada perusahaan manufaktur, dasar perhitungan upah kotor
bisa berupa waktu dan atau jumlah hasil kerja. Oleh karena itu, perhitungan
bisa menjadi masalah yang kompleks dan risiko bawaan untuk asersi penilaian dan
pengalokasian bisa menjadi tinggi. Sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahawa
risiko bawaan cukup tinggi untuk asersi keberadaan atau keterjadian, penilaian
atau pengalokasian,serta penyajian dan pengungkapan.
C.
Prosedur Analitis
Prosedur analitis sangat bermanfaat
dalam mengidentifikasi kecurangan potensial seperti misalnya apabila gaji atau
upah kotor pegawai lebih tinggi dari jumlah yang diperkirakan auditor. Prosedur
ini akan sangat efektif apabila auditor bisa menggunakan pernagkat lunak audit
digeneralisasi, mengelompokkan pegawa berdasar kategori pegawai, dan kemudian
menganalisis gaji atau upah rata-rata per kategori pegawai.
Mempertimbangkan Komponen
Pengendalian Internal
Seperti untuk kelompok transaksi utama
lainnya, kelima komponen pengendalian internal dianggap relevan dengan siklus
jasa personalia. Beberapa faktor lingkungan pengendalian mempunyai relevansi
yang bersifat langsung. Keseluruhan tanggung jawab atas masalah personalia
seringkali diserahkan kepada wakil direktur hubungan industrial atau tenaga
kerja, atau kepada manajer SDM atau personalia. Departemen SDM biasanya
bertanggung jawab atas otorisasi pengangkatan personel dan mengotorisasi
pembayaran gaji, upah, serta tunjangan. Dewan direktur biasanya menetapkan gaji
pejabat dan bentuk-bentuk kompensasi pejabat lainnya. Departemen yang mungkin
secara signifikan terlibat dalam pemrosesan transaksi gaji dan upah meliputi
pencatatan waktu, penggajian, serta kantor bendahara. Aktivitas pemantauan yang
dapat diterapkan atas penggajian mencakup umpan balik dari karyawan mengenai
masalah pembayaran, umpan balik dari badan pemerintah mengenai masalah
pelaporan serta pembayaran pajak gaji dan upah, penilaian efektivitas
pengendalian gaji dan upah oleh auditor internal,dan pengawasan kompensasi
eksekutif oleh komite audit.
II. AKTIVITAS PENGENDALIAN - TRANSAKSI PENGGAJIAN
A. Dokumen dan Catatan yang Lazim
Dokumen
dan catatan berikut ini penting dalam melaksanakan serta mencatat mencatat
transaksi penggajian :
a. Otorisasi
personalia
b. Kartu
absen/clock card
c. Tiket
waktu/time ticket
d. Register
penggajian
e. Rekening
bank untuk penggajian imprest
f. Cek
gaji
g. Ikhtisar
distribusi biaya tenaga kerja
h. SPT
pajak gaji dan upah
i.
File personalia karyawan
j.
File induk data personalia
k. File
induk penghasilan karyawan
B. Fungsi-fungsi
dan Pengendalian yang Terkait
Pemrosesan
transaksi penggajian melibatkan fungsi-fungsi penggajian berikut ini :
a. Memulai
transaksi penggajian yang mencakup :
§ Mengangkat
karyawan
§ Mengotorisasi
perubahan gaji dan upah
b. Penerimaan
jasa, mencakup :
§ Menyiapkan
data kehadiran dan pencatatan waktu
c. Pencatatan
transaksi penggajian, mencakup :
§ Menyiapkan
daftar serta mencatat gaji dan upah
d. Pembayaran
gaji dan upah, mencakup :
§ Membayar
gaji dan upah serta menjaga upah yang belum diambil
§ Menyerahkan
SPT pajak gaji dan upah
C. Memperoleh
Pemahaman Dan Menilai Risiko Pengendalian
Proses
penilaian risiko pengendalian untuk transaksi penggajian dimulai dengan
mengidentifikasi potensi salah saji serta pengendalian yang diperlukan.
Pengujian atas pengendalian yang terprogram untuk mendukung penilaian risiko
pengendalian yang rendah biasanya akan mencakup suatu pengujian langsung atas
program tersebut, pengujian atas pengendalian umum untuk memastikan bahwa
program itu tidak dapat diubah tanpa otorisasi dan pengujian atas prosedur yang
menindaklanjuti penyimpangan / pengecualian. Auditor biasanya akan menguji
pengendalian ini dengan mengajukan pertanyaan kepada sejumlah individu yang
terlibat dalam menjalankan sistem tersebut, memeriksa dokumen dan laporan serta
melakukan kembali pengendalian atas beberapa transaksi untuk memastikan bahwa
pengendalian telah dijalankan secara efektif.
III. PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS SALDO PENGGAJIAN
Pengujian
substantif saldo-saldo penggajian/ pengupahan biasanya dilakukan pada tanggal
neraca atau mendekati tanggal neraca.
1.
Penentuan Risiko Detektif
Pengujian pengendalian atas efektivitas
pengendalian untuk risiko ini memungkinkan auditor untuk menetapkan tingkat
risiko deteksi pada tingkat rendah, sehingga tingkat risiko deteksi bisa
diterima untuk kebanyakan asersi penggajian/ pengupahan adalah moderat atau
tinggi. Akibatnya, pengujian tersebut seringkali dibatasi hanya dengan
menerapkan prosedur analitis atas rekening-rekening biaya dan utang biaya yang
bersangkutan,serta pengjuian detil terbatas. Apabila prosedur analitis menunjukkan
adanya fluktuasi yang tidak wajar, mak diperlukan pengujian detil lebih banyak.
2.
Perancangan Pengujian Substantif
Program audit yang bisa dipertimbangkan
untuk mengaudit saldo rekening utang gaji/ upah sama dengan apa yang telah
diidentifikasi. Namun dalam hal ini auditor tidak perlu mengkonfirmasi
utang gaji/ upah. Uraian tentang pengujian substantif khusus untuk saldo-saldo
penggajian/ pengupahan yang akan dijelaskan di bawah ini dibatasi hanya
prosedur-prosedur berikut :
Ø Menghitung
ulang utang-utang yang berkaitan dengan penggajian/ pengupahan
Ø Mengaudit program kesejahteraan
karyawan dan program pensiun
Ø Mengaudit opsi saham
Ø Melakukan
verifikasi atas kompensasi kepada para pejabat perusahaan
3.
Menentukan
Risiko Deteksi
Pengujian substantif atas saldo-saldo
gaji dan upah seringkali dibatasi pada penerapan prosedur analitis atas
akun-akun beban dan pos-pos akrual yang terkait, serta pengujian rincian yang
terbatas. Jika prosedur analitis trsebut mengungkapkan fluktusi yang tidak
diduga, maka akan diperlukan pengujian rincian yang lebih ekstensif.
4.
Merancang
Pengujian Substantif
Apabila tidak terungkap
fluktuasi yang tidak diduga leh prosedur ini, auditor sudah memperoleh bukti
yang mendukung tujuan audit yang berkaitan dengan asersi ekstensi/keberadaan
atau keterjadian, kelengkapan, serta penilaian atau alokasi. Yaitu :
a. Menghitung
kembali jumlah-jumlah akrual
b. Mengaudit
tunjangan karyawan dan program pension
c. Mengaudit
opsi saham dan hak apresiasi saham
d. Memverivikasi
kompensasi pejabat
IV. JASA BERNILAI TAMBAH DALAM SIKLUS JASA
PERSONALIA
Pada saat mengaudit
beban dan profitabilitas seorang akuntan public akan sering mengevaluasi
statistic produktivitas karyawan. Apabila karyawan bisa lebih produktif maka
perusahaan akan dapat mencapai profitabilitas yang lebih baik dalam industri.
Para akuntan publik biasanya memiliki keterampilan dalam mengembangkan cara
agar pusat-pusat pertanggungjawaban bertanggung jawab atas penggunaan sumber
daya mereka dalam hal ini sumber daya gaji dan upah.
Akuntan publik dapat membantu klien
dengan :
Ø menyarankan
ukuran produktivitas karyawan yang tepat atau dengan
Ø mengidentifikasikan langkah-langkah yang dapat diambil klien untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
